Koje probleme i kako rješava elektronska razmjena dokumenata?

Često čujemo pojam elektronska razmjena dokumenata, ali da li uistinu razumijemo šta je to elektronska razmjena dokumenata i koje probleme rješava kroz jednostavnu priču, otkriva Blago Čuljak, CEO Galileo d.o.o. Široki Brijeg i i potpredsjednik Udruženja e-Transformacija Bosne i Hercegovine.

183

Prije nego što počnemo pisati o tome šta je to elektronska razmjena podataka trebamo razjasniti tri osnovna problema, a to su:

1) Problem prepisa podataka.

2) Problem održavanja skupog i neefikasnog sistema.

3) Problem netransparentnosti rada države.

Problem prepisa podataka

Nakon skoro 20 godina pripreme, radite posao svojih snova – prepisujete znamenke sa papira u računar!?

Problem prepisa podataka najviše treba iritirati zaposlenike. Zamislite da idete u školu 17 godina i napokon ste završili fakultet. Malo ste čekali na posao, ekonomista ima dosta na burzi, ali napokon ste dobili posao u struci. Prvi je dan na poslu, ulazite u računovodstveni odjel u firmi i sve je puno registratora. Vaš prvi dan na poslu je knjiženje računa, hrpa računa je sad na vašem stolu i svaki iznos morate prepisati sa papira u program. Nakon skoro 20 godina pripreme, radite posao svojih snova – prepisujete znamenke sa papira u računar!?

Zatim sve to lijepo stavljate u omotnice i vraćate svojim dobavljačima. Svoju kopiju stavljate na mjesto gdje će joj biti mjesto idućih sedam godina – najmanje. Upravo to možemo vidjeti i u kultnom jugoslovenskom filmu Tesna koža,  kada Pantić sjedi u svom uredu okružen hrpom registratora. Sve bi to bilo divno da se film nije snimio 1982. godine i evo 41 godinu kasnije mi smo, pored sve napredne tehnike i tehnologije, „mišiji“ korak naprijed.

Da li ovdje vama zvuči nešto pogrešno i da li stvarno mora biti ovako?

Problem održavanja skupog i neefikasnog sistema

Problem održavanja skupog i neefikasnog sistema najviše tangira poduzetnike, a sad ćemo objasniti i kako.  Ono sa čim se mi kao kompanija Galileo najčešće susrećemo u našem radu su sljedeći izgovori:

„Naša firma nema mogućnosti zapošljavanja IT kadra, zato se unutar firme snalazimo kako znamo“.

„Naši izlazni računi imaju crne mrlje po sebi, trošimo velike količine tonera, papira te poštarine da dostavimo svakom kupcu njegov račun“.

„Osim što smo zatvorili naš ured sa registratorima, imamo još te papirologije na četiri palete u skladištu“.

„Kada dođe inspekcija, idemo i kopamo po registratorima da izvučemo traženi račun“.

„Jedan kupac koji je svakako problematičan platiša, izvlači se da uopće nije primio račun i ne zna kada valuta je počela teći“ i još puno toga.

Da li ovo sve može biti jednostavno riješeno?

Benefiti korištenja elektronske razmjene dokumenata

Benefiti za djelatnike

– Nema prepisivanja stavki fakture u softver.

– Nema prepisivanja ulaznih faktura za usluge.

– Nema brige o slanju i zaprimanju računa (pošta).

– Pregled preuzetih faktura sa tačnim vremenom preuzimanja.

– Dostupna arhiva svih računa online (ako nije u vlastitom programu).

– Ne arhiviraju račune.

Benefiti za poduzetnike

– Smanjeni troškovi poštarine.

– Smanjeni troškovi održavanja printera i papira.

– Tačan datum preuzimanja fakture, koji je vjerodostojan i na sudu.

– Moguće upotrijebiti zaposlenike za druge, kreativnije poslove.

– Ne trebaju imati posebnu arhivu da čuvaju račune sedam godina.

Benefiti za državu

– Svaka faktura sa stavkama dostupna za pregled inspekcijama (transparentnost) (B2B).

– Bolje mogućnosti statistike i izvještavanja za rad javnih nabavki i tendera (B2G).

– Kreiranje smjernica ekonomske politike iz prethodnih razdoblja poslovanja u državi.

Problem netransparentnosti rada – država BiH

Svaki dan u medijima čujemo kako država teži ka transparentnosti u radu, a da li je to stvarno tako? Hajde da pogledamo kroz samo jedan primjer:

Država se domislila da bi bilo dobro napraviti elektronsku Knjigu izlaznih faktura i Knjigu ulaznih faktura (računovođe će tačno znati o čemu govorim) te nabaviti „nove“ fiskalne kase koje će napokon poslati i stavke računa u poresku upravu. Međutim, korištene tehnologije prijenosa (csv, 3G fiskalne kase) su već zastarjele – čak i kad su predlagali te zakone.

Poduzetnici će i dalje morati čuvati račune u arhivi,  jer im država nema digitalnog pristupa. I dalje ćemo kupovati kase i sami sebi praviti deficit u uvozu. Fiskalizacija u EU i susjednim državama (Hrvatska, Crna Gora, Srbija) je jednostavna, jedan servis koji preko interneta zaprima poruke o svakom fiskalnom računu i zamislite još činjenicu da su ti servisi besplatni. O čemu onda mi pričamo?

E, sad kada smo razumjeli ova tri ključna problema možemo preći na priču šta je to dlektronska razmjena podataka.

Šta je to elektronska razmjena podataka (EDI)?

Elektronska razmjena podataka (EDI) je razmjena poslovnih dokumenata između računara u standardnom elektronskom formatu između poslovnih partnera.

Prelaskom sa papirne razmjene poslovnih dokumenata na elektronsku, tvrtke uživaju velike prednosti kao što su smanjeni troškovi, povećana brzina obrade, smanjenje grešaka i poboljšani odnosi sa poslovnim partnerima.

Komunikacija računara sa računarom

EDI od računara do računara zamjenjuje poštansku poštu, faks i e-poštu.  Iako je e-pošta, također, elektronički pristup, dokumentima koji se razmjenjuju putem e-pošte i dalje moraju rukovati ljudi, a ne računara. Uključivanje ljudi usporava obradu dokumenata i dovodi do pogrešaka. Dakle slanje narudžbenice, otpremnice ili fakture putem emaila ne predstavlja elektronsku razmjenu podataka i to je najveća pogreška sa kojom se susrećemo na bh. tržištu.

„Ja imam elektronsku razmjenu podataka, sve svoje narudžbenice šaljem i primam e-mailom“.

Ok i šta onda dalje radiš?

„Unosim ih u računar“

Dakle, prekucavaš ih i faktor ljudske greške je i dalje ogroman.

Kada govorimo o elektronskoj razmjeni podataka, zapravo govorimo o komunikaciji dva računara, bez ljudskog faktura, bez bilo kakvog prekucavanja podataka. A kako je to moguće?

Vrlo jednostavno. To je moguće upotrebom standarda. Budući da EDI dokumente moraju obraditi računari, a ne ljudi, mora se koristiti standardni format kako bi računar mogao čitati i razumjeti dokumente. Standardni format opisuje što je svaki podatak i u kojem formatu (npr. cijeli broj, decimalni i sl). Bez standardnog formata, svaka bi tvrtka slala dokumente koristeći svoj format specifičan za tvrtku i, kao što osoba koja govori engleski vjerovatno ne razumije japanski, računarski sistemprimatelja ne razumije format pošiljatelja koji je specifičan za tvrtku. Dakle, vaš program kreira program koji pretvara dokument u mašinski čitljiv dokument upotrebom unaprijed definiranih standarda.

Ovako pripremljen dokument se direktno iz sistema pošiljatelja preko servisa za razmjenu Dakle,  EDI dokumenti mogu teći ravno do odgovarajuće aplikacije na računaru primatelja (npr. Sistem upravljanja narudžbama) i obrada može odmah započeti.

Servis za razmjenu preko određenih identifikatora (ID broj, GLN broj…) poznaje pošiljatelja i primatelja. Servis može vidjeti da li je preuzet određeni dokument i kad je preuzet. Primatelj vidi novi dokument, preuzima ga i vraća u format koji razumije njegov software i kreira dokument sa stavkama. Država ima uvid u svaki dokument koji je primljen, svaki dokument koji je poslan, a koji joj je od interesa.

PODIJELI

OSTAVITI ODGOVOR

Please enter your comment!
Please enter your name here