Izlazni intervjui su najefikasniji način da od zaposlenih koji odlaze iz vaše firme, bilo na vašu ili njihovu inicijativu, saznate šta je to što im se dopadalo, šta je ono na šta imaju zamjerke kako bi se stvari mogle poboljšati i tome slično. Zahvaljujući izlaznim intervjuima možete saznati sve one informacije koje nikako drugačije ne biste saznali. Osim što će zaposleni biti iskreniji, moći ćete istražiti i razloge zašto on odlazi iz vaše firme, odnosno kako on vidi vašu firmu, vaš stil rukovođenja, komunikaciju, organizacionu kulturu i sve ono što čini vaše poslovanje. Izlazni intervju je koristan i ako želite da saznate više o svom procesu zapošljavanja, razgovorom o tome sa zaposlenom koji odlazi – koje su slabe tačke ne samo procesa zapošljavanja, već i šta ne funkcionira dobro u vašoj poslovnoj politici, ali i ostalim aspektima vaše firme, uključujući sve ono čime neko ko radi za vas može biti zadovoljan, odnosno nezadovoljan. Osim svih ovih dragocjenih informacija, izlazni intervju je prilika da se sa zaposlenim koji odlazi raziđete u prijateljskom tonu. Šta god bio razlog vašeg rastanka, ovaj razgovor će poslužiti da na vašu saradnju stavite tačku i međusobno ostanete u korektnim odnosima. Iako je izlazni intervju u suštini jednostavna, brza i jeftina tehnika, to ne znači da vam za nju neće biti potrebne pripreme. Baš naprotiv, ako želite da izvučete maksimum iz njene jednostavnosti i efikasnosti morat ćete dobro se pripremiti.
Priprema za intervju
Bez obzira na to koliko ćete možda puta raditi izlazni intervju i u tome postati iskusniji, svaka od tih situacija može biti izazovna, pošto će neki zaposleni zahtijevati drugačiji pristup. Situacija davanja ili primanja otkaza je stresna, što znači da izlazni intervju i te kako može biti zasićen intenzivnim i neprijatnim emocijama, kao što su tuga, ljutnja, razočaranost i tome slično. Pripremite se najprije na to da su šanse više na strani mogućnosti da to neće biti prijatna situacija, nego da hoće. Ono što je kod ovog razgovora važno jeste to da se on odvija u privatnosti. Nije neophodno da to bude u četiri oka, pošto će možda postojati potreba da mu još neko prisustvuje. U svakom slučaju, nemojte dozvoliti da ovaj intervju ima nepotrebnu publiku, jer je reč o „pipavim” temama, odličnom materijalu za stvaranje kancelarijskih tračeva. Priprema uključuje i to da ste unaprijed razmišljali o pitanjima koje ćete postaviti. Najbolje će biti da ih zapišete, kako biste imali spremnu strukturu intervjua. Držite ta zapisana pitanja pri ruci tokom intervjua, jer će vam možda biti potrebna da se podsjetite i da možda prekinete neprijatnu tišinu koja je nastala jer ste se dotakli neke nezgodne teme.
Izbjegnite greške
Ako prvi put i samostalno sprovodite izlazni intervju, možete napraviti nekoliko tipičnih grešaka. Spomenut ćemo ih, kako biste mogli da ih spriječite:
- Najgora greška je da ne uradite ništa sa podacima koje ste dobili sa intervjua. Ako je on više ličio na neformalni razgovor, a ne strukturiran intervju, onda su šanse da se informacije dobijene njime „bace” veće i zbog toga je dobro da imate plan, jer će vam plan reći šta želite da saznate, a pitanja u intervjuu će odraditi onaj „kako” dio posla. Plan treba da sadrži i izveštaj sa intervjua, gdje ćete zapisati odgovore zaposlenog, ali i svoje zaključke i razmišljanja na tu temu.
- Još jedna tipična greška je haotičan intervju, koji stalo oscilira između ćaskanja i intervjua ili strukturiranih i nestrukturiranih pitanja. Ništa od toga ne mora biti problem, ako imate plan i cilj gdje ćete sa pitanjima stići. Međutim, ova situacija je često obojena emocijama, a one nam više odmažu u sprovođenju plana nego što pomažu pa računajte i na to. Naravno, to je stvar koju je lakše reći nego uraditi, ali nastojte da ovom zadatku pristupite profesionalno, ali i empatično. Ako čujete odgovore koji vam se ne dopadaju, procijenite da li i na koji način na njih odreagirati. Nemojte se „pecati” na emocionalno provokativne sadržaje, već imajte na umu da će ih možda biti i držite se svog plana.
- S tim u vezi, pošto su intervjui ovog tipa često neprijatna situacija koju, kao takvu, nastojimo da izbjegnemo, čuvajte se i greške koja se ogleda u tome da ovaj razgovor odlažete ili se on desi previše kasno. Važno je da se on odigra prije nego što se vaš zaposleni i mentalno udalji iz vaše firme. Prosto, ako ga pozovete poslije dva mjeseca, a on je u međuvremenu već pronašao novi posao i sada brine neke skroz druge brige, moguće je da se dosta stvari neće ni sjećati, ali ni da neće biti previše zainteresiran za takvo nešto. Zato, neka se ovaj razgovor odigra dok je još uvijek u vašoj firmi ili u prvoj sedmici nakon odlaska.
Iako na prvi pogled može da zvuči kao nešto što rade samo velike korporacije koje za to imaju novca, izlazni intervju je zapravo odlična prilika da dobijete dragocjene informacije o svom biznisu i svemu onome što vam jedan zaposleni o njemu može reći, a koje potencijalno mogu biti važne za vaš tim, odnosno biznis.
