Da bi se govorilo od elektronskoj razmjeni podataka, treba detekrirati tri osnovna problema, a to su problem prepisa podataka, problem održavanja skupog i neefikasnog sistema i problem netransparentnosti rada države.
Problem prepisa podataka
Problem prepisa podataka najviše treba da iritira zaposlenike. Naime, česta je pojava da nakon 17 godina školovanja uposlenik u nekoj firmi završi na beskrajnom knjiženju računa i mora svaki iznos prepisati sa papira u program. Nakon skoro 20 godina pripreme, radite posao svojih snova – prepisujete znamenke sa papira u računalo. Zatim sve to lijepo stavljate u omotnice i vraćate svojim dobavljačima. Svoju kopiju stavljate na mjesto gdje će joj biti mjesto idućih sedam godina – najmanje. Upravo to možemo vidjeti i u kultnom jugoslovenskom filmu Tesna koža kada g-din Pantić sjedi u svom uredu okružen hrpom registratora. Sve bi to bilo divno da se film nije snimio 1982. godine i evo 39 godina kasnije mi se pored sve napredne tehnike i tehnologije nalazimo „mišiji“ korak naprijed.
Problem održavanja skupog i neefikasnog sustava
Iz članice GS1 BiH, kompanije Galileo, doznajemo da „bijeg od digitalizacije“ ima i svoje najčešće izgovore koji se kreću od „ firma nema mogućnosti zapošljavanja IT kadra, zato se unutar firme snalazimo kako znamo, naši izlazni računi imaju crne mrlje po sebi, trošimo velike količine tonera, papira te poštarine da dostavimo svakom kupcu njegov račun; osim što smo zatvorili naš ured s registratorima, imamo još te papirologije na četiri palete u skladištu; kada dođe inspekcija, idemo i kopamo po registratorima da izvučemo traženi račun.“
Problem netransparentnosti rada – država BiH
Svaki dan u medijima čujemo kako država teži ka transparentnosti u radu, a da li je to stvarno tako? Država se,recimo, domislila da bi bilo dobro napraviti elektronsku Knjigu izlaznih faktura i Knjigu ulaznih faktura) te nabaviti „nove“ fiskalne kase, koje će napokon poslati i stavke računa u Poreznu upravu. Međutim, korištene tehnologije prijenosa (csv, 3G fiskalne kase) su već zastarjele – čak i kad su ti zakoni predlagani.
Poduzetnici će i dalje morati čuvati račune u arhivi – jer im država nema digitalnog pristupa. I dalje ćemo kupovati kase i sami sebi praviti deficit u uvozu. Fiskalizacija u EU i susjednim državama (Hrvatska, Crna Gora) je jednostavna, jedan servis koji preko Interneta zaprima poruke o svakom fiskalnom računu i ti servisi su povrh svega i besplatni!
Što je to elektronska razmjena podataka (EDI)?
Elektronska razmjena podataka (EDI) je razmjena poslovnih dokumenata između računara u standardnom elektronskom formatu između poslovnih partnera. Prelaskom sa papirne razmjene poslovnih dokumenata na onu koja je elektronska, kompanije uživaju velike prednosti kao što su smanjeni troškovi, povećana brzina obrade, smanjenje grešaka i poboljšani odnosi sa poslovnim partnerima.
Komunikacija računala sa računalom
EDI od računala do računala zamjenjuje poštu, faks i e-poštu.
Uključivanje ljudi usporava obradu dokumenata i dovodi do pogrešaka. Dakle, slanje narudžbenice, otpremnice ili fakture putem e-maila ne predstavlja elektronsku razmjenu podataka i to je najveća pogreška sa kojom se susrećemo na bh. Tržištu.
Kada govorimo o Elektronskoj razmjeni podataka, govorimo o komunikaciji dva računara, bez ljudskog faktora, bez bilo kakvog prekucavanja podataka. A kako je to moguće?
Vrlo jednostavno. To je moguće upotrebom standarda. Budući da EDI dokumente moraju obraditi računala, a ne ljudi, mora se koristiti standardni format kako bi računalo moglo čitati i razumjeti dokumente. Standardni format opisuje što je svaki podatak i u kojem formatu (npr. cijeli broj, decimalni i sl). Bez standardnog formata, svaka bi firma slala dokumente koristeći svoj format specifičan za tvrtku i, kao što osoba koja govori engleski vjerojatno ne razumije japanski, kompjuterski sistem primatelja ne razumije format pošiljatelja koji je specifičan za kompniju. Dakle, programer kreira program koji pretvara dokument u mašinski čitljiv dokument upotrebom unaprijed definiranih standarda. Izgled možete vidjeti na slici:
Ovako pripremljen dokument se direktno šalje iz sistema pošiljatelja preko servisa za razmjenu. Dakle, EDI dokumenti mogu teći ravno do odgovarajuće aplikacije na kompjuteru primatelja (npr. Sistem upravljanja narudžbama) i obrada može odmah započeti.
Servis za razmjenu preko određenih identifikatora (ID broj, GLN broj…) poznaje pošiljatelja i primatelja. Servis može vidjeti da li je preuzet određeni dokument i kad je preuzet. Primatelj vidi novi dokument, preuzima ga i vraća u format koji razumije njegov software i kreira dokument sa stavkama. Država ima uvid u svaki dokument koji je primljen i svaki dokument koji je poslan, a koji joj je od interesa.
Benefiti korištenja elektronske razmjene dokumenata
Benefiti za uposlenike:
- Nema prepisivanja stavki fakture u software
- Nema prepisivanja ulaznih faktura za usluge
- Nema brige o slanju i zaprimanju računa (pošta)
- Pregled preuzetih faktura s točnim vremenom preuzimanja
- Dostupna arhiva svih računa online (ako nije u vlastitom programu)
- Ne arhiviraju račune
Benefiti za poduzetnike
- Smanjeni troškovi poštarine
- Smanjeni troškovi održavanja printera i papira
- Točan datum preuzimanja fakture, koji je vjerodostojan i na sudu
- Moguće upotrijebiti zaposlenike za druge, kreativnije poslove
- Ne trebaju imati posebnu arhivu da čuvaju račune sedam godina
Benefiti za državu:
- Svaka faktura sa stavkama dostupna za pregled inspekcijama (transparentnost) (B2B)
- Bolje mogućnosti statistike i izvještavanja za rad javnih nabavki i tendera (B2G)
- Kreiranje smjernica ekonomske politike iz prethodnih razdoblja poslovanja u državi
