Naporan sagovornik i dosadna PowerPoint prezentacija – niko ne voli takve poslovne sastanke. Loše vođeni sastanci dobijaju lošu reputaciju, ali dobra sesija povećava produktivnost i olakšava saradnju među članovima tima.
Lider i kreativac
Određene tipove ličnosti poželjet ćete imati na svakom sastanku, jer oni međusobno podržavaju svoje prednosti i snage te održavaju svoje kolege fokusiranim na zadatak:
Lider
Liderski tip ličnosti određuje ton i dnevni red sastanka i pazi da svako daje svoj doprinos. On zna delegirati i slušati te brzo djeluje kada treba posredovati u konfliktima.
Timski igrač
Idealno bi bilo da je svaka osoba koja prisustvuje sastanku timski igrač, ali često pojedinci dolaze na sastanke s vlastitim planovima. Zbog toga je potreban bar jedan timski igrač koji će u grupu unijeti energiju i entuzijazam. Ta osoba daje impuls time što željno prelazi na zadatak i nastoji pragmatično rješavati konflikte ako se pojave.
Kreativac
Kreativni tip je osoba koja nudi svježe ideje i rješenja te radi dobro s timskim igračem da bi zamišljeni koncept bio realiziran.
Povučenjak i sveznalica
Nasuprot tome, sastanak bi bio bolji bez pojedinih tipova ličnosti u sali za sastanke. To su:
Negativna osoba
Negativac kojem je omiljena fraza “ovo nikada neće uspjeti”, osoba je koja ni u jednom smislu ne doprinosi sastanku.
Nepripremljena osoba
Osoba koja na sastanak ide nepripremljena postavlja pitanja koja jasno pokazuju kako nije pripremljena. Ona ne može ponuditi kvalitetno mišljenje i troši vrijeme svih okupljenih prikupljajući informacije koje je trebala prikupiti unaprijed.
Sveznalica
Osobi koja misli da sve zna, učesnici sastanka služe kao publika. Ona daje primjedbe o svakoj temi, omalovažavajući tuđa mišljenja.
Introvert
Povučena osoba može imati sjajne ideje, ali ih nikada ne izražava. To nije neko koga je poželjno imati na brainstorming sastanku ili na sastanku na kojem učesnici kroje planove.
Katalizator napretka
Kada na sastanku okupite nekoliko različitih tipova ličnosti, neminovno je da će povremeno doći do neslaganja među njima. Konflikt može biti katalizator napretka, ali interpersonalni obračuni vjerojatno neće voditi vašu kompaniju prema naprijed. Takvi konflikti garantiraju sastanak na kojem se neće razgovarati o poslu i novi materijal za uredske tračeve.
Kada je tokom sastanka u jednoj kompaniji došlo do konflikta između timskog igrača i tehničke osobe oko karakteristika proizvoda koje treba plasirati na tržište, lider nije dopustio da se sukob razvije, već je zamolio sve prisutne da razmotre to pitanje bez zauzmanja strana. Uz to je zamolio one koji su u sukobu da preispitaju cilj projekta i to kako se on uklapa u misiju kompanije. Timski igrač je artikulirao problem, a kreativni je tip uskočio zajedno s tehničkom osobom kako bi utvrdili način na koji grupa može uticati na karakteristike proizvoda. Ono što je mogao biti nezgodan i neproduktivan sastanak, pretvoreno je u priliku da se učesnici sastanka ponovo fokusiraju na cilj. To je bio najbolji scenarij.
Izbjeći sukobe
Da biste izbjegli neugodne sukobe, organizirajte sastanke u trajanju od oko 30 minuta. Ako do sukoba dođe, preusmjerite razgovor tako da se sastanak ne oduži i da ipak bude završen na vrijeme. Da biste postigli taj cilj, uspostavite “zonu bez kritike” i potaknite članove tima da prihvate različita gledišta. Politika svih uspješnih kompanija je da se svaki input čuje i razmotri. Različitost ideja donosi pozitivnu vrstu konflikta, ali su lični sukobi zabranjeni. Time se uspostavlja poštovanje i smanjuje nepotrebna napetost. Nijedna kompanija nema potpuno skladan tim, ali lična neslaganja ne bi smjela ometati sastanke. Ako se pak pojave, nježno podsjetite one koji su uključeni da probleme riješe kada sastanak završi.
Pravi ljudi mogu vaš sastanak učiniti uspješnim ili ga upropastiti. Okupite pravi tim i ojačat ćete međusobnu energiju te zajedno unapređivati kompaniju. To ne znači da se vaša mišljenja nikada nećete razlikovati, ali pravi će tim kroz konflikt prolaziti s poštovanjem i ostati fokusiran na ono što je najbolje za kompaniju.
