Shodno uzroku, probleme u komunikaciji na radnom mjestu, prepoznajemo kao:
- Prepreke organizacione prirode
U ovaj tip prepreka spada sve ono što se tiče načina na koji je sama organizacija uredila sve svoje bitne aspekte, uključujući i načine na koje će se komunikacija odvijati. Na te načine utiče stepen do kog je organizaciona struktura definirana: manji stepen uređenosti predstavlja pogodnije tlo za razvoj komunikacionih barijera. Isto važi i za sistematizaciju – u sredini u kojoj mnogi ne znaju šta je to šta tačno treba da rade, lako može doći do nerazumijevanja u komunikaciji i posljedično konflikata. Još jedan bitan aspekat komunikacije iz perspektive ogranizacije jeste njena količina. Ukoliko su zaposleni preopterećeni velikom količinom informacija, bez adekvatnog načina za njihovo organiziranje i sortiranje, nastaju nesporazumi, lako se zaboravljaju informacije, teže se razlikuju bitne od nebitnih. Kanali komunikacije u organizaciji također igraju veliku ulogu u efikasnosti komunikacije. To se prevashodno odnosi na formalno uspostavljene kanale komunikacije. Oni se tiču toga koliko se često npr. šalju mailovi, organiziraju sastanci, kakvog su oni kvaliteta, kako izgleda pisana komunikacija, koji je njen obim i tome slično.
- Prepreke u domenu same poruke
Način na koji je sama poruka ne samo formulirana, već i primljena, jedan je od ključnih aspekata komunikacije. Ponekad jezik kojim se nekome obraćamo može za njega biti nerazumljiv, iako, formalno, govorimo istim jezikom. To se posebno odnosi na korištenje stručnih termina, stranih riječi i izraza i češće se dešava u vertikalnoj komunikaciji (od nadređenih ka podređenim). Nedovoljno precizne ili nejasno formulirane poruke doprinose nesporazumima i problemima u komunikaciji. Također, ako neverbalna komunikacija nije usklađena sa verbalnom, šaljemo svojim sagovornicima dvostruke poruke, što doprinosi nemogućnosti da poruka bude primljena na pravi način. Važan aspekt same poruke koja se šalje jeste filtriranje informacija, odnosno svjesna i namjerna selekcija onoga što govorimo. To može i da bude uljepšavanje onoga što imamo da kažemo, ali i davanje samo jednog dijela informacija (najčešće onih koje sagovornik želi da čuje), uz prećutkivanje potencijalno neprijatnih. Osim sa namjerom, filtriranje se može vršiti i slučajno.
- Prepreke vezane za same učesnike u komunikaciji
U ovu grupu spadaju sve karakteristike samih ljudi koji učestvuju u komunikaciji, kao što su njihov pol, uzrast, zanimanje (stepen obrazovanja), kultura i socijalni milje iz kog potječu. Sve ove odlike utječu na način na koji neko komunicira. Također, ako tokom komunikacije osjećamo neke snažne emocije, to mijenja našu percepciju i način na koji poruke šaljemo i primamo. Isto važi i za potrebe, želje i motive sa kojima pristupamo komunikaciji. Ona nikada nije izolovana od konteksta psiholoških osobina i stanja osoba koje u njoj učestvuju, što zapravo predstavlja gomilu potencijalno organizaciono nekontrolabilnih faktora za uspješnost komunikacije.
Posljedice loše komunikacije u organizaciji
Loša, odnosno neadekvatna komunikacija može imati brojne posljedice, koje mogu značajno utjecati na sve organizacione procese i njihove činioce. Neke od najčešćih posljedica su:
- Agresivnost, to jest agresivno ponašanje odlikuje napad na drugu osobu, sa namjerom da se ona povrijedi ili da joj se nanese šteta. Nekada agresivno možemo postupiti i bez namjere, slučajno. Iako su ovakve reakcije spontane i sastavni dio ljudske prirode, to ne znači da im se treba prepuštati i ne raditi na njihovom kontroliranju i zauzdavanju.
- Glasine su sve one neprovjerene informacije koje se primaju i prenose kao vjerodostojne činjenice. Idealne okolnosti za pojavu i širenje glasina su situacije koje odlikuju neizvjesnost i strah (naprimer, najavljena otpuštanja viška radne snage)
- Predrasude predstavljaju logični neosnovan, ali uporno održavan i obično snažnim emocijama praćen odnos prema raznim objektima.
- Konfomiranje je spremnost da se prihvate stavovi i mišljenja drugih ljudi, kada za takvo prihvatanje nema racionalnog niti opravdanog razloga, kao ni prisile da se to učini. Osobe čiji se stavovi nekritički usvajaju najčešće su pripadnici grupa čiji smo i sami članovi (kao što su porodica, radni kolektiv i slično) i osobe od autoriteta (šef, javna ličnost).
Ono što je za sve od navedenih posljedica neadekvatne komunikacije karakteristično jeste to što one ne predstavljaju samo puku posljedicu takve komunikacije, već dodatno produbljuju jazove i nerazumijevanja između njenih učesnika. Upravo zato je važno na vrijeme spriječiti njihovo nastajanje ili barem širenje.
